展會活動策劃需要把握的要點及策劃流程

在參加展會后，需要制作一個展會的活動策劃，在策劃展會活動時，首先要保證展會的動態性，詳細的了解整個展會事件的變化，并進行協調，其次要局別協同性，每一個步驟都需要環環相扣，還需要保證展會策劃的整體性。策劃一個展會，需要先做好市場調研，制定完整的策劃方案，并確定參加人員在進行培訓，準備好展會所需要的的物料等，下面詳細的為大家介紹下。

一、展會活動策劃需要把握的要點

1、動態性

動態性是根據系統總是處于運動、變化的客觀存在的特性，在動態過程中，做好展會策劃工作。會展項目作為一個系統，具有鮮明的開放式運作管理的特點，隨時與外界發生能量、物質、信息、知識的交換，會展項目運作過程中必然會受到內外環境不確定性要素的影響，在強調展會策劃系統的時候應該時刻關注系統的變化，并且及時調整相關的計劃，以保證系統的運行順利應對變化，實現較終目標。

2、協同性

會展項目的各個獨立的子項目之間涉及的各種管理要素、管理對象以及運用的管理方法，都需要通過策劃的系統性原則形成一種互動協作的狀態，才能使得展會策劃發揮資源的聚變效應，調動一切可以調動的各種優勢因素共同為會展目標服務。

3、整體性

展會策劃有全局觀點，有一個系統的統籌規劃，全面安排。整體性目標就是提高會展管理項目系統的整體效率，重視系統的集成功能，形成設計科學、運行高效的工作流程，如立項、前期準備、會展實施、現場運營、評估和總結等，以及在這個流程中的資源分配和組織等。

二、展會策劃的流程

1、市場調研

不同的展會有不同的主辦方和承辦方，有的是政府機構主導，有的是民間組織發起，不同的展會活動有不同的影響力，不同的展位的價格是怎樣，現場人流量有多少，參與企業有多少家，要對不同的展會做好市場調研，選擇效果的幾家展會去參加就可以了。

2、制定方案

確定參與展會后，就需要制定詳細的活動方案，包括參展活動的主題、流程、目的、時間、參展范圍、展示品、會展活動、布置方案、差旅方案、現場人員、預算、宣傳通稿等。

3、確定人員并培訓

根據活動規模選擇具體要帶的人數，比如小型展位，帶3人左右即可，一個領導+兩名員工，分別負責物料擺放、商務接待、合作洽談等事宜，但如果展位較大，還準備了其他環節，就要多帶一些人員，去負責不同的事務。另外，對于展會現場的接待和咨詢，要對員工做好專門的話術培訓，展現更好的企業形象。

4、物料準備

制作好相關海報、準備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊、名片、DM單、展會宣傳片、招商手冊、客戶參展邀請函、企業會刊、登記手冊、參展產品等，如果要布置舞臺，還要準備相應的配套設施如燈光、音響、攝像頭、耳麥等，還要邀請表演人員和主持人。

5、展臺布置及展示

對于企業來說，展會是一個很好的進行產品展示、吸納經銷商、尋求合作的平臺，所以就算展會行業越發不景氣，但依然有部分企業會花費幾十萬甚至上百萬預算去參加展會。在展會現場，大部分企業的布置方式較為傳統，一張咨詢臺，然后擺放好貨架展示產品，在擺放幾張桌椅方便客戶過來進行商談，還有就是將各類小禮品醒目的擺放在咨詢臺上，方便發放給前來參展的游客(前提是掃碼關注公眾號)。

6、商務洽談

涉及到商務洽談環節，要做好相關的接待工作，比如核心客戶過來，是否要安排相應的差旅和住宿飲食，然后現場的話，要涉及到登記、咨詢、引導、客戶接送等服務，對于其他潛在客戶，也要做好相應的商務禮儀，由企業高層出面會見和洽淡，發放好企業相關的紀念品等。

7、媒體宣傳

一方面，展會本身會通過電視、報紙、廣播、雜志、專業垂直媒體、門戶網站等渠道對展會進行多方面的預熱，那么企業可以通過與組委會達成合作，在宣傳通稿、展覽資料中進行品牌露出，達到預熱的宣傳效果。

8、活動預算

參加展會的整個預算要看具體活動方案的大小，有的企業可能花費幾萬元就搞定了，而有的企業則會花費幾十萬甚至上百萬。會展活動的預算主要包括以下幾個方面：展位費用、交通出行、參展禮品、特色活動、兼職人員工資、住宿費、餐飲費、宣傳資料印刷費、活動物料采購、媒體宣傳費等。

9、活動評估和復盤

會展活動結束后，要對活動整體進行數據整理和總結，比如接待了多少客戶、聯系到了多少潛在客戶、微信公眾號漲粉數、媒體發稿數量、品牌露出數據、會展活動軟文閱讀數等，都要做好記錄并存檔，然后對活動的整體效果進行總結，尋求可優化的方案，方便下次呈現出更好的展會效果。